Entreprises

Publié le

Comment faire parapher ou coter des registres d’assemblées ?

Les registres d’assemblées d’associés ou d’actionnaires et ceux des conseils d’administration ou de surveillance peuvent être tenus sur support papier ou sous forme électronique. Lorsqu’ils sont tenus sur support papier, ils doivent, selon les cas, être cotés et paraphés avant leur première utilisation. Sous forme électronique, ils doivent garantir l’intégrité des documents et la fiabilité de leur date.

La cotation consiste à numéroter les pages d’un registre dans un ordre continu, afin d’éviter qu’elles puissent être supprimées ou ajoutées après coup.

Le paraphe consiste à apposer une signature abrégée, à une date certaine, sur un registre par une autorité habilitée (greffier du tribunal compétent, maire ou adjoint au maire). Il permet notamment de prévenir les falsifications.

Ces deux formalités visent à garantir l’intégrité des registres sociaux dans lesquels sont consignés les procès-verbaux et les décisions sociales.

On dit alors que les registres sont cotés et paraphés (ou numérotés et signés).

Attention

Seuls les registres soumis à cette obligation doivent être cotés et paraphés. Cette formalité doit être accomplie avant leur première utilisation.

Les registres de décisions sociales peuvent être tenus sur support papier ou sous forme électronique. Les règles à respecter dépendent du support choisi et de la forme juridique de la société :

Lorsque la société opte pour un registre papier, les obligations de cotation et de paraphe varient selon sa forme juridique. Le tableau ci-dessous récapitule les registres concernés et précise si ces formalités sont obligatoires ou facultatives :

Registres papier concernés selon la forme juridique de la société

Forme de société

Registre concerné

Cotation et paraphe

SARL

Registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale

Obligatoire

EURL

Registre des décisions de l’associé unique

Obligatoire

SAS

Registre des procès-verbaux des décisions des associés

Facultatif

SASU

Registre des décisions de l’associé unique

Facultatif

SNC

Registre des procès-verbaux des délibérations des associés

Obligatoire

SCS

Registre des procès-verbaux des délibérations des associés

Obligatoire

SA à conseil d’administration

  • Registre des procès-verbaux du conseil d’administration

  • Registre des procès-verbaux des assemblées d’actionnaires

Obligatoire

SA à directoire et conseil de surveillance

  • Registre des procès-verbaux du conseil de surveillance

  • Registre des procès-verbaux des assemblées d’actionnaires

Obligatoire

Société civile (SCI, SCM)

Registre des procès-verbaux des assemblées des associés

Obligatoire
À savoir

Les procès-verbaux peuvent être établis sur des feuilles mobiles plutôt que dans un registre relié. Ces feuilles doivent être numérotées sans discontinuité, paraphées et revêtues du sceau de l’autorité compétente. Une fois remplies, même partiellement, elles sont réunies aux précédentes et conservées dans l’ordre.

Pour en savoir plus sur les registres des procès-verbaux, consulter notre fiche sur les registres obligatoires d’une société.

Les sociétés peuvent tenir leurs registres de décisions sociales sous forme électronique.

Les procès-verbaux doivent alors être établis et conservés sous forme électronique. Ils doivent être signés au moyen d’une signature électronique avancée et faire l’objet d’un horodatage permettant de garantir leur date.

Attention

Pour les  SAS  et les  SASU , les statuts doivent prévoir la tenue du registre des décisions et l’établissement des procès-verbaux sous forme électronique. S’ils ne précisent pas les modalités de signature et de date, les procès-verbaux doivent être signés au moyen d’une signature électronique répondant au moins aux exigences d’une signature électronique avancée et être datés par un procédé d’horodatage offrant toute garantie de preuve.

Pour en savoir plus sur la signature électronique :

  •  Signature électronique 
    Source : France Num

    • Lorsque ces conditions sont respectées, le registre électronique n’a pas à être présenté à une autorité pour être coté et paraphé.

    Les commerçants doivent également tenir des documents comptables (livre-journal et grand-livre). Contrairement aux registres de décisions sociales (registres d’assemblées d’associés ou d’actionnaires et registres d’assemblées des conseils d’administration ou de surveillance), ces livres ne sont pas soumis à une obligation de cotation et de paraphe. Le commerçant peut toutefois demander gratuitement au greffier du tribunal compétent de les coter et de les parapher.

    Ces livres peuvent aussi être tenus sous forme électronique. Dans ce cas, ils doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement.

  •  Code de commerce : article L227-1 
    SAS
  •  Code de commerce : article R227-1-1 
    Modalités de signature électronique (SAS et SASU)
  •  Code de commerce : article R123-173 
    Commerçant
  •  Code de commerce : article R221-3 
    SNC
  •  Code de commerce : article R222-1 
    SCS
  •  Code de commerce : article R223-24 
    SARL
  •  Code de commerce : article R223-26 
    EURL
  •  Code de commerce : article R225-22 
    SA à conseil d’administration
  •  Code de commerce : article R225-49 
    SA à conseil de surveillance
  •  Décret n°78-704 du 3 juillet 1978 : article 45 
    Société civile

    • Pour faire coter et parapher un registre d’assemblées, il faut le présenter, avant sa première utilisation, à une autorité compétente.

    S’adresser à une autorité compétente

    Selon le registre et les modalités proposées par le service compétent, la cotation et le paraphe peuvent être effectués auprès de l’une des autorités suivantes :

    • Maire ou adjoint au maire (à la mairie du siège social de la société) :

    Où s’adresser ?

     Mairie 

    • Greffier du tribunal de commerce (ou du tribunal des activités économiques lorsque celui-ci est compétent)

    Où s’adresser ?

     Greffe du tribunal de commerce ou du tribunal des activités économiques 

    • Juge du tribunal judiciaire

    Où s’adresser ?

     Tribunal judiciaire ou tribunal de proximité 

    À noter

    Il est recommandé de contacter préalablement le service concerné pour connaître les modalités de dépôt du registre.

    Présenter le registre à coter et parapher

    Le registre doit être présenté vierge, avant toute inscription. L’autorité compétente procède alors :

    • à la numérotation continue des pages (cotation)

    • à l’apposition d’une signature abrégée, à une date certaine (paraphe)

    Le coût varie en fonction de l’autorité qui cote et paraphe le document :

    La cotation et le paraphe effectués par le maire ou son adjoint sont gratuits.

    Attention

    Toutes les mairies ne proposent pas systématiquement ce service. Il est recommandé de contacter la mairie du siège social de la société avant.

    Lorsque la cotation et le paraphe sont réalisés par le greffe du tribunal compétent, ils sont facturés 2,44 €  TTC  par livre. Des frais d’envoi peuvent s’ajouter lorsque le registre est retourné par courrier.

    Exemple

    Pour le greffe du tribunal des activités économiques de Paris, les frais d’envoi s’élèvent à 14,47 € de 0 à 1 kg, à 16,87 € de 1 à 2 kg, et à 20,87 € pour plus de 2 kg.

  •  Code de commerce : article A743-9 
    Coût de la cote et du paraphe

    • Règles comptables

      Qui peut m’aider ?

       Mairie 

       Greffe du tribunal de commerce ou du tribunal des activités économiques 

       Tribunal judiciaire ou tribunal de proximité