Les missions du service

« Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. » (Articles L211-1 et 2 du Code du Patrimoine).

Les archives sont conservées pour trois raisons essentielles :

• Gérer les affaires courantes de la collectivité
• Pouvoir établir les preuves des droits d’une personne physique ou morale
• Constituer la matière de la recherche historique

Pour tous les documents reçus ou produits par les services de la Ville - et, par convention, du Grand Evreux Agglomération  - quelles que soient leur forme et leur nature, les Archives Municipales ont pour mission de les :

• Collecter : Assurer la prise en charge des versements des archives de la ville, susciter les dons et les dépôts d’archives privées, les associations et les entreprises… suivant la réglementation en vigueur.
• Classer : Répertorier les documents et les rendre accessibles par la réalisation des instruments de recherches (logiciel documentaire, inventaires, bases de données…)
• Conserver : Assurer une bonne conservation dans le temps des documents par le contrôle des conditions climatiques (température, humidité, poussière…), par des campagnes de restauration, de microfilmage et de numérisation.
• Diffuser : Mettre en valeur les archives par la réalisation d’expositions et la mise en place d’ateliers pédagogiques.
   

Il existe deux modes d’entrée des documents dans un service d’archives :

• La voie ordinaire : entrée de documents créés par les services municipaux. On parle alors de « versement » d’archives : c’est une obligation réglementaire depuis 1936. Un tableau de gestion des documents, élaboré conjointement entre l’archiviste et le service, détermine quels documents sont à verser et les délais de versement.
• La voie extraordinaire : entrée de documents ne provenant pas des services municipaux. Il existe différents modes d’acquisition : à titre gracieux (don, dépôt), successoral (legs, dation) ou onéreux (achat, préemption).

La communicabilité des archives publiques

L’accès libre et gratuit aux archives est un droit, seule une pièce d’identité est nécessaire pour l’inscription. Une carte de lecteur, valable un an, est aussitôt délivrée. Le chercheur consulte sur place les documents qui ne peuvent en aucun cas sortir de la salle de lecture. Les demandes peuvent également être faites par courrier ou courriel.

La loi sur les archives du 15 juillet 2008 a modifié les délais de communicabilité des archives publiques, en posant le principe de la communicabilité de plein droit, à l’exception d’un certain nombre de restrictions destinées à protéger la sûreté de l’Etat, la vie privée des personnes, la sécurité nationale. En voici les principales :

• Etat-civil : registres de naissances et de mariages : 75 ans
• Protection de la vie privée : 50 ans
• Secret médical : 25 ans après le décès ou 120 ans après la naissance
• Sécurité des personnes : 100 ans
• Documents se rapportant aux mineurs : 100 ans